¿Cómo crear etiquetas postales en Access? - Tutorial completo paso a paso

Microsoft Office se caracteriza por facilitar el trabajo usuarios, con una amplia gama de herramientas que supera a la competencia, como es el caso de Microsoft Access, diseñado fundamentalmente para la gestión de bases de datos, una herramienta fácil de personalizar según nuestras necesidades y que nos permite crear registros muy diversificados para que la información está siempre a nuestro alcance. Pero eso no es todo lo que podemos hacer en Access, entre las herramientas que tenemos están las etiquetas postales que son bastante útiles, sobre todo cuando queremos valorar, clasificar e identificar un objeto.

Así es, con la ayuda de Access podemos crear este tipo de etiquetas a partir de un informe que obtiene información de consultas o tablas existentes en la base de datos. Por supuesto, estas etiquetas son modificables, por lo que podemos añadir nuestro toque personal. El procedimiento es tan sencillo que no se necesita experiencia, a continuación te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

Temas del Artículo 👇
  1. ¿Cuáles son los beneficios de crear etiquetas postales en Access?
  2. ¿Cómo puedo crear etiquetas postales en una base de datos en Access?
  3. ¿Cómo personalizar una etiqueta de correo de Access?
  4. ¿Qué puedo hacer para escalar el tamaño de mi etiqueta postal en Access?
  5. ¿Por qué Access no me permite alinear correctamente los datos con las etiquetas?
  6. ¿Cómo guardo mi etiqueta postal hecha en Access?

¿Cuáles son los beneficios de crear etiquetas postales en Access?

Para entender los beneficios primero debemos saber qué es una etiqueta, es como una especie de marca, etiqueta o identificador que se colocar un objeto que nos interese identificar o también se pueden utilizar en documentos para aclaración. Cuando hablamos de etiquetas, nos viene a la mente productos en un Market, y sí, es precisamente una etiqueta, la que nos dice cuánto vale un producto, su composición nutricional y fechas de caducidad. En el caso de las etiquetas postales, tienen un propósito diferente.

logotipo y clave de acceso

Como uno de los usos más habituales de las etiquetas es enviarlas a otras personas, podemos imprimir los datos almacenados en Access como direcciones, tamaño de etiqueta que puede ser utilizada para diversas situaciones que se pueden presentar a través de un informe que contiene los datos. Solemos empezar creando un informe que consta de una pequeña hoja perfecta para encajar la etiqueta y como estamos hablando de etiquetas de correo, la información se obtiene de los objetos donde se almacenan las direcciones correspondientes.

Algunas de las ventajas de este tipo de etiquetas es que son muy útiles, sobre todo si queremos imprimir direcciones existentes en tablones de una base de datos previamente diseñada. Por supuesto, Access cuenta con un excelente y muy claro asistente para crear este tipo de etiquetas fáciles de usar y que además nos da la posibilidad de personalizarlas al gusto de los usuarios.

¿Cómo puedo crear etiquetas postales en una base de datos en Access?

Como la gran mayoría de los procesos de creación en Access, el procedimiento de creación de etiquetas es muy simple y facil a seguir si te guías por los pasos que te describiremos a continuación. Lo primero que tenemos que hacer es abrir Access y para ello tenemos que buscar pulsando el botón Inicio y encontrar la herramienta. Una vez localizado, pulsamos sobre él para abrirlo y luego en el navegador, buscamos y seleccionamos el objeto que contiene la información requerido para mostrar en las etiquetas, generalmente es una tabla o consulta vinculada, lo que no significa que no se pueda elegir un formulario o informe existente en la base de datos.

opción crear base de datos de acceso

Una vez seleccionado damos clic en la pestaña 'Crear' ubicada justo a la izquierda de la pestaña 'Datos Externos', allí buscamos el agrupación de botones bajo el nombre de 'Informes' y pulsamos sobre el botón 'Etiquetas', y comenzamos con el asistente a través del cual podemos crear la etiqueta como queramos. Si sabemos el número de productos y el fabricante, seleccionamos la etiqueta en la parte correspondiente a la pregunta ¿Qué tamaño de etiqueta quieres usar? y haga clic en siguiente, luego veremos las opciones para personalizar el color, nombre, tamaño y grosor de la letra, también podemos indicar si queremos cursiva, subrayar. Después de definir todos estos parámetros, hacemos clic en siguiente.

En el siguiente cuadro del asistente debemos elegir lo que queremos incluir en el etiqueta, los campos disponibles se nos muestran a la izquierda, desde allí seleccionamos y veremos como uno a uno se van agregando al cuadro 'Prototype Label', dentro de este cuadro podemos hacer algunos cambios, por ejemplo para que la información sea no tan adjunta una en la otra podemos dejar espacio entre campo y campo, si queremos un dato debajo solo presionamos 'Enter' y crearemos una línea intermedia, si nos arrepentimos y queremos cambiar un campo solo elimínalo o retrocede entre otros cambios interesantes. Luego el siguiente.

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asistente de etiquetas de acceso

En el siguiente cuadro del asistente podemos seleccionar el orden de los campos, como referencia, si queremos ordenar por código postal, elegimos los campos a organizar en la sección que nos muestra los campos disponibles. Allí podemos hacer clic en los botones o hacer doble clic en los campos para agregarlos a la sección 'Ordenar por', una vez completada esta selección seguimos presionando 'Siguiente'. En este último recuadro debemos poner un nombre a la creación y debemos elegir entre 'Ver las etiquetas tal y como se imprimirán' o 'Modificar el Diseño de la Etiqueta'.

Si seleccionamos la primera veremos una vista previa del producto final, en esta podemos usar el zoom a detalle, si nuestra elección es la segunda opción, la partícipe nos mostrará el informe de etiquetas en 'Vista de diseño'. Luego hacemos clic en finalizar y ya tenemos creada nuestra etiqueta.

editor de acceso

¿Cómo personalizar una etiqueta de correo de Access?

Si al final del asistente y ver el resultado final no estamos satisfechos con la apariencia das etiquetas, não precisamos nos preocupar porque nem tudo está perdido e não teremos que começar de novo, podemos fazer as alterações que queremos se abrirmos o relatório em 'Design View', lá podemos fazer todas as mudanças apropriadas enquanto observamos como são essas mudanças que estamos haciendo. En este modo de 'Vista de diseño' podemos controlar mejor los cambios para que la etiqueta quede como queremos y lista para cumplir el propósito para el cual la creamos.

¿Qué puedo hacer para escalar el tamaño de mi etiqueta postal en Access?

Si no queremos una etiqueta preconcebida, pero tenemos las medidas para tallar una nueva etiquetaprimero debemos asegurarnos de que ninguna etiqueta estándar coincida con nuestras medidas, para ello comparamos las medidas de nuestra etiqueta con las casillas 'Dimensiones' y Horizontal number' del asistente mientras seleccionamos varios tipos, si aún no encontramos una que se acerque a las medidas de nuestro proyecto, lo que debemos hacer es apretar el botón 'Personalizar' ubicado en 'Filtrar por fabricante'.

En la nueva ventana hacemos clic en el botón 'Nuevo' en el que veremos otro cuadro en el que podemos introducir las medidas de la etiqueta que queramos, incluso podemos seleccionar la unidad de medida, el tipo si será suelta o hoja continua y la orientación se verá como horizontal o vertical. Tras colocar el nombre de nuestra etiqueta en el apartado correspondiente, hacemos clic en 'OK'. ¡Muy bien! creamos una etiqueta con dimensiones personalizadas, para seleccionarla debemos presionar 'Mostrar tamaños personalizados' y elija en la sección 'Tipo de etiqueta', 'Hojas sueltas' y continúe con el asistente presionando 'Siguiente'

personalizar etiquetas

¿Por qué Access no me permite alinear correctamente los datos con las etiquetas?

Esto suele darse por problemas menores relacionados con el diseño de la etiqueta, para remediar esta situación podemos haga algunos ajustes en la 'Vista de diseño'. Así podremos mover los controles y corregir las dimensiones de nuestra etiqueta variando, por ejemplo, el alto y el ancho. También es posible realizar modificaciones en los márgenes o espacio entre etiquetas, esto lo podemos hacer a través del cuadro de diálogo referente a la configuración de la página mientras estamos en 'Vista Diseño', dentro de los parámetros que podemos modificar están la configuración de la cuadrícula, el tamaño y el diseño de la columna.

¿Cómo guardo mi etiqueta postal hecha en Access?

Para guardar nuestras etiquetas creadas, solo tenemos que seguir el paso a paso según el asistente y en la última ventana debemos escribir un nombre con el que se guardará la etiqueta y eso es todo lo que tenemos que hacer.

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